Сроки в коммерческом предложении: как посчитать и не сорвать

Клиент спрашивает: «Когда будет готово?» — и вы отвечаете на глаз: «Месяц, может, полтора». В КП попадает «срок выполнения работ — 30 дней», а через два месяца проект всё ещё в работе, клиент нервничает, команда работает по выходным, а следующий проект уже ждёт своей очереди.

Сроки выполнения работ в КП ломаются чаще, чем цена. Цену клиент проверяет один раз — при оплате, а срок он проверяет каждый день. Ниже — как посчитать сроки так, чтобы их можно было выдержать, и как записать их в предложении без ловушек для себя.

Почему сроки в КП срываются

Обычно срок не «срывается», а изначально был нереальным. Причины почти всегда одни и те же.

• Срок назван до оценки работ. Сначала прозвучала цифра, которая понравится клиенту, потом под неё подгоняли объём.
• Часы перепутали с днями. Работа на 80 часов — это не 10 дней. Исполнитель параллельно ведёт другие задачи, ходит на созвоны, болеет.
• Забыли про выходные и праздники. «30 дней» в мае и в октябре — разное количество рабочего времени.
• Не учли ожидание клиента. Согласование макета, сбор контента, доступы к серверу — всё это время проекта, которое от вас не зависит.
• Этапы посчитаны параллельно, а идут последовательно. Нельзя верстать дизайн, которого ещё нет.
• Нет запаса на риски. Оценка по оптимистичному сценарию превращается в обещание.

Всё это лечится не опытом «чуйки», а простой арифметикой и честной формулировкой.

Как посчитать сроки выполнения работ: от часов к дням

Надёжный расчёт срока всегда идёт снизу вверх: работы → часы → темп исполнителя → дни этапа → дни проекта. Если у вас ещё нет оценки в часах, начните с неё — подробно об этом в статье про оценку трудозатрат в часах.

Шаг 1. Определите темп каждого исполнителя

Темп — сколько часов в день человек реально тратит именно на ваш проект. Не восемь. Даже если исполнитель занят только у вас, на продуктивную работу остаётся 5–6 часов, остальное съедают коммуникации. Если он ведёт два проекта — делите.

Шаг 2. Переведите часы в дни по каждой работе

Дни = часы работы / темп исполнителя, с округлением вверх. Если работу делают двое параллельно, срок этапа определяет самая длинная цепочка, а не сумма.

Шаг 3. Сложите этапы в правильном порядке

Последовательные этапы складываются, параллельные — нет. Нарисуйте хотя бы на салфетке, что от чего зависит: дизайн ждёт аналитику, разработка ждёт дизайн, тестирование ждёт разработку.

Шаг 4. Переведите рабочие дни в календарные

Команда работает в рабочие дни, а клиент считает по календарю. Если вы пишете «20 дней», уточните, каких. Добавьте праздники, которые попадают в период проекта.

Шаг 5. Добавьте время клиента и запас

На каждое согласование закладывайте отдельные дни. А сам срок считайте два раза: по оптимистичной оценке часов и по оценке с запасом.

Пример расчёта сроков по этапам

Условный пример: студия делает корпоративный сайт. Оценка в часах уже есть, темп задан для каждого исполнителя.

36–55 рабочих дней — это примерно 7–11 календарных недель. Сравните с исходным «месяц, может, полтора»: разница почти в два раза. Именно эту разницу команда потом отрабатывает по выходным.

Обратите внимание: согласование макета — отдельная строка. Если клиент держит макет две недели, это видно в расчёте, и разговор о сдвиге срока идёт по фактам, а не на эмоциях.

Рабочие или календарные дни: что писать в КП

Оба варианта корректны, главное — однозначность. Срок «30 дней» без уточнения — повод для спора: вы имели в виду рабочие, клиент — календарные.

• Календарные дни понятнее клиенту: он сразу видит дату. Подходят для коротких проектов и для КП, где клиент планирует запуск под событие.
• Рабочие дни честнее для длинных проектов, особенно если на период попадают новогодние или майские праздники.
• Конкретная дата — самый сильный вариант, но только если вы уверены в дате старта. Привяжите её к условию: «при старте до 1 ноября».

Формулировки: плохо и хорошо

Как не сорвать срок, который уже пообещали

Правильно посчитанный срок — половина дела. Вторая половина — условия, при которых он действует, и прозрачность по ходу проекта.

Привяжите срок к событию старта

Срок отсчитывается не от даты КП, а от события: предоплаты, подписания договора, получения материалов. Иначе КП может пролежать у клиента месяц, а дедлайн останется прежним.

Пропишите обязанности клиента

Коротко перечислите, что нужно от клиента и в какой срок: контент, доступы, обратная связь по макету. Это не перекладывание ответственности, а нормальная договорённость.

Разбейте срок по этапам

Один общий срок клиент не может контролировать, а сроки этапов — может. Он видит, что аналитика закончилась вовремя, и спокойнее ждёт дизайн. Если сдвиг случается, он локален и понятен. О том, как делить проект на этапы, — в статье про этапы IT-проекта в КП.

Покажите срок диапазоном там, где неопределённость высока

Если ТЗ ещё нет, точный срок — это гадание. Диапазон «от – до» честно показывает риск и даёт вам пространство. Как оценивать проект без ТЗ, мы разбирали в отдельной статье.

Чек-лист перед отправкой КП

1. Срок посчитан от часов, а не назван заранее.
2. Для каждого исполнителя задан реальный темп, а не 8 часов в день.
3. Последовательные этапы сложены, параллельные — нет.
4. Указано, какие дни: рабочие или календарные.
5. Учтены праздники в периоде проекта.
6. Есть отдельное время на согласования клиентом.
7. Срок привязан к событию старта.
8. Есть запас: верхняя граница посчитана по пессимистичной оценке.

Что делать, если клиенту нужно быстрее

Частая ситуация: вы посчитали 10 недель, а клиенту нужно через 6. Не ужимайте оценку молча — это гарантированный срыв. Вместо этого предложите варианты.

• Сократить объём. Запустить первую версию с ключевыми функциями, остальное — вторым этапом.
• Увеличить темп. Подключить второго исполнителя на параллельные задачи. Это дороже: появляются часы на координацию.
• Ускорить согласования. Договориться о фиксированных днях обратной связи и одном ответственном со стороны клиента.

Каждый вариант лучше показывать в КП отдельной версией с пересчитанным сроком и ценой, чтобы клиент выбирал осознанно.

Мини-шаблон ответа на «а можно быстрее?»

Мы посчитали срок от объёма работ: 36–55 рабочих дней. Уложиться в 6 недель можно двумя способами. Первый — запустить сайт без каталога и личного кабинета, они выйдут вторым этапом через месяц после запуска. Второй — подключить второго разработчика, это добавит к бюджету часы на координацию. Оба варианта я подготовил отдельными версиями КП — посмотрите, какой ближе.

Такой ответ показывает, что срок — не ваша прихоть, а следствие объёма, и переводит разговор из торга в выбор.

Как kptp.ru решает эту проблему

В kptp.ru сроки считаются из тех же данных, что и цена: вы оцениваете работы в часах, указываете темп исполнителя — и сервис сам переводит часы в дни по каждому этапу.

• Темп исполнителя в часах в день → дни на этап считаются автоматически, без ручного деления и ошибок округления.
• Рабочие или календарные дни с учётом выходных и праздников → не нужно сверяться с производственным календарём и спорить, какие дни имелись в виду.
• Количество часов диапазоном «от – до» → срок тоже получается диапазоном, и клиент видит честную вилку.
• Дата завершения вручную → если срок задан событием клиента, его можно зафиксировать в КП.
• Сроки по этапам в КП → клиент видит, когда закончится каждая часть работы, и может контролировать ход проекта.

Попробовать расчёт сроков на своём проекте можно в пробном периоде на 7 дней со всеми функциями.