Оценка трудозатрат в часах: как считать работы и ставки исполнителей

Менеджер спрашивает разработчика: «Сколько займёт интеграция с CRM?» Тот, не отрываясь от задачи, отвечает: «Часов сорок». Цифра уходит в коммерческое предложение, клиент подписывает договор, а через месяц в трекере набегает сто двадцать часов. Клиент платить больше не готов, проект закрывается в ноль или в минус.

Оценка трудозатрат в часах — основа цены любой услуги, где вы продаёте время людей: разработки, дизайна, маркетинга, консалтинга. Ниже — рабочая методика: как дробить задачи, какие часы обычно забывают, как учесть разные ставки исполнителей и как из часов получить и цену, и срок.

Почему часы в оценке не сходятся с фактом

Первая причина — оценивают задачу целиком, а не по частям. «Интеграция с CRM» в голове разработчика — это написать обмен. В реальности это ещё изучение документации, получение доступов, обработка ошибок, тестирование на данных клиента и пара созвонов с его администратором.

Вторая — оценивают только «чистую» работу исполнителя. Время руководителя проекта, ревью, тестирование, переписка с клиентом и правки остаются за кадром, хотя легко составляют четверть проекта.

Третья — путают часы работы и календарные дни. Сорок часов не равны пяти дням: исполнитель параллельно ведёт другие задачи, ждёт ответов клиента, отвлекается на срочное.

Шаг 1. Декомпозиция: задача не больше 16 часов

Рабочее правило: если оценка задачи больше 16 часов, её надо разбить. Крупные задачи оцениваются интуитивно, мелкие — по опыту. Разбивайте до тех пор, пока каждая строка не станет понятной тому, кто её будет делать.

Каждая мелкая строка сама по себе даёт честный диапазон. Сумма диапазонов всегда точнее, чем одна цифра «на глаз» на всю задачу.

Шаг 2. Три точки вместо одной

Для каждой задачи спросите исполнителя о трёх цифрах:

• Оптимистичная — всё понятно, ничего не сломалось, клиент отвечает быстро.
• Реалистичная — обычный ход работы с парой мелких сюрпризов.
• Пессимистичная — выяснилось что-то неожиданное, понадобились переделки.

Классическая формула оценки по трём точкам: (оптимистичная + 4 × реалистичная + пессимистичная) / 6. Например, 8, 12 и 24 часа дают (8 + 48 + 24) / 6 ≈ 13,3 часа. Но в коммерческом предложении удобнее показывать не одну расчётную цифру, а вилку «от – до»: нижняя граница — оптимистичная оценка, верхняя — с запасом на риски. Такой диапазон честнее показывает неопределённость, а итоговую сумму можно рассчитать отдельно.

Если исполнитель называет одинаковые цифры для всех трёх точек, это повод задать вопросы. Значит, он либо делал ровно такую задачу много раз, либо пока не видит рисков. Если про задачу ничего не известно вовсе, полезен подход из статьи как оценить стоимость проекта без ТЗ.

Шаг 3. Невидимые часы, которые съедают маржу

Это часть оценки трудозатрат, которую пропускают чаще всего. Добавьте в смету строки, которых нет в списке функций, но которые точно случатся.

1. Управление проектом. Постановка задач, планирование, контроль, коммуникации с клиентом. Обычно 10–20% часов исполнителей; на маленьких проектах доля выше.
2. Код-ревью и проверка. Руководитель или старший специалист смотрит работу перед сдачей.
3. Тестирование. Проверка пользовательских сценариев, разных устройств и браузеров.
4. Отладка и правки по итогам приёмки. Самый недооценённый пункт: широкий диапазон здесь нормален.
5. Встречи и созвоны. Если в проекте еженедельный статус-созвон на час с тремя участниками, за два месяца это около 24 человеко-часов.
6. Развёртывание и запуск. Настройка серверов, переносы, проверка после публикации.

Показывать их клиенту отдельными строками или нет — решение за вами. Но в вашей внутренней оценке они обязаны быть, иначе каждая из них уйдёт из прибыли.

Как спрашивать оценку у исполнителя

Качество оценки сильно зависит от того, как задан вопрос. «Сколько займёт?» в коридоре даёт одну оптимистичную цифру. Лучше прислать исполнителю список задач с описанием результата и попросить для каждой три вещи: оптимистичную оценку, оценку с запасом и главный риск. Отдельно спросите, что ему нужно от клиента, чтобы начать: доступы, контент, ответы на вопросы. Этот список сразу пригодится и для допущений в КП, и для плана первой недели проекта.

Шаг 4. Роли и ставки исполнителей

Час руководителя проекта и час младшего разработчика стоят по-разному, и усреднять их опасно. Привяжите каждую строку к роли со своей ставкой. Себестоимость часа — это зарплата с налогами и накладными, розничная ставка — то, что видит клиент.

Пример фрагмента оценки (ставки условные):

Правило «одна работа — один исполнитель» упрощает и расчёт, и контроль. Если над экраном работают и бэкенд, и фронтенд, это две строки. Тогда после проекта можно сравнить оценку и факт по каждой роли и понять, кто систематически недооценивает. Как от ставок перейти к марже, разобрано в статье о себестоимости и марже в КП.

Шаг 5. Из часов — в сроки

Чтобы превратить часы в календарь, нужен темп: сколько часов в день исполнитель реально тратит на этот проект. Почти никогда это не восемь. Ориентиры для типичной студии:

• аналитика и дизайн — 5–6 часов в день на проект;
• бэкенд-разработка — 6 часов;
• руководитель проекта — 1–3 часа в день, он ведёт несколько проектов;
• отладка — зависит от скорости ответов клиента, закладывайте с запасом.

Пример: 90 часов бэкенда при темпе 6 часов в день — это 15 рабочих дней, то есть три календарные недели. Плюс выходные, плюс праздники, плюс задачи, которые нельзя начать, пока не готов дизайн. Подробно о том, как собирать сроки этапов, — в статье про сроки выполнения работ в КП.

База оценок: как каждая следующая оценка становится точнее

Самая точная оценка трудозатрат — та, что опирается на ваши собственные факты. После каждого проекта выгрузите фактические часы по строкам и сравните с оценкой. Достаточно простой таблицы: работа, оценка «от – до», факт, причина расхождения.

Через несколько проектов вы увидите закономерности: например, что интеграции стабильно уходят за верхнюю границу, а дизайн укладывается в нижнюю. Это повод поправить типовые нормы часов в каталоге услуг. Тогда следующий менеджер возьмёт уже скорректированную оценку, а не будет снова спрашивать разработчика в коридоре.

Чек-лист оценки трудозатрат

• Ни одна задача не оценена больше чем в 16 часов без разбивки.
• У каждой задачи есть «от» и «до».
• Оценку дал тот, кто будет делать, или хотя бы проверил её.
• Добавлены управление, ревью, тестирование, отладка, встречи и запуск.
• Каждая строка привязана к роли со своей ставкой.
• Сроки посчитаны из реального темпа, а не из восьмичасового дня.
• После проекта сверены оценка и факт, выводы внесены в каталог.

Как kptp.ru решает эту проблему

В kptp.ru оценка трудозатрат ведётся там же, где собирается коммерческое предложение: часы, роли, ставки и сроки связаны между собой.

• Строки в часах с исполнителем в подзаголовке и количеством «от – до» — оптимистичная оценка и оценка с запасом в одной строке.
• Каталог номенклатуры с исполнителями, их себестоимостью и розничной ставкой — ставки не вводятся вручную каждый раз, а себестоимость клиенту не видна.
• График вовлечённости исполнителя в каталоге — его темп (часов в день) задаётся один раз и используется в расчёте сроков.
• Автоматический расчёт дней на этап с рабочими или календарными днями, выходными и праздниками — часы сами превращаются в срок.
• Подключение ИИ-ассистента по MCP на тарифе «Профессиональный» — ассистент подбирает исполнителей из вашего каталога и собирает черновик по вашим правилам оценки, а сохраняет только после вашего подтверждения.

Подробнее о функциях — в разделе возможности.