Каталог услуг и товаров для КП: прайс, ставки, импорт из CSV

Каждое новое КП начинается одинаково: найти актуальный прайс. Он есть в Excel у руководителя, в Google-таблице у менеджера и в старом КП, которое «точно было правильным». Ставки исполнителей никто не записывал, их просто помнят. Новый сотрудник неделю учится, сколько стоит час дизайнера, а потом всё равно ошибается.

Прайс для коммерческого предложения — это не список цен ради отчётности, а рабочий инструмент. Если он собран правильно, КП складывается из готовых кирпичиков за минуты, цены одинаковые у всех, а маржа под контролем. Разберём, как устроить такой каталог услуг и товаров, какие поля в нём нужны и как перенести существующий прайс без ручного набора.

Почему обычный прайс-лист не подходит для КП

Прайс, который вы публикуете на сайте, отвечает на вопрос клиента «сколько примерно стоит». Каталог для КП отвечает на другой вопрос: «из чего состоит работа и сколько она стоит нам и клиенту». Отсюда различия.

Если КП собирается из пакетов «от … ₽», менеджер каждый раз заново раскладывает их на работы. Если из атомарных позиций — он просто выбирает нужные.

Как устроить каталог услуг: структура и поля

Иерархия разделов

Разделы каталога должны повторять то, как вы мыслите о работе, а не бухгалтерские статьи. Для веб-студии логична такая структура: Аналитика → Дизайн → Разработка → Тестирование → Поддержка, плюс отдельный раздел «Исполнители» и «Лицензии и сервисы». Для производства под заказ: Материалы → Фурнитура → Работы → Доставка и монтаж.

Правило глубины: два–три уровня. Если позицию приходится искать через пять вложенных папок, менеджер не будет её искать, а впишет вручную.

Обязательные поля позиции

• Название — понятное клиенту, а не внутренний жаргон. «Адаптивная вёрстка страницы», а не «верстка адапт.».
• Тип — товар или услуга. Это влияет на то, как считается итог и какая формула применяется.
• Единица — час, штука, метр, комплект. Для услуг чаще всего часы.
• Себестоимость — сколько позиция стоит вам: ставка сотрудника, закупочная цена.
• Розничная цена — сколько она стоит клиенту.
• Исполнитель или роль — для услуг: кто выполняет работу.
• Картинка — для товаров и материалов, где клиенту важно видеть, что он покупает.

Исполнители как отдельные позиции

Для проектов на услуги удобно хранить в каталоге не только работы, но и роли: «Дизайнер интерфейсов», «Frontend-разработчик», «Тимлид». У каждой роли — ставка для клиента и себестоимость часа. Тогда строка КП выглядит так: работа в названии, исполнитель в подзаголовке, часы в количестве, а цена подтягивается из ставки роли.

Так вы меняете ставку в одном месте, и все новые КП считаются по ней. Подробнее о расчёте ставок и маржи — в статье про себестоимость и маржу в КП.

Товары и услуги в одном каталоге

Многие компании продают и то и другое: студия перепродаёт лицензии и хостинг, производство мебели считает материалы и работу монтажников. Держите их в одном каталоге, но с разным типом. Товар обычно имеет фиксированную цену за штуку и не требует часов, услуга — наоборот, считается от трудозатрат и часто оценивается диапазоном.

Разделение по типу полезно и для итога: на товары разумно давать точную цену, а на работы — с запасом на неопределённость. Если в одном КП смешаны оба типа, менеджеру не нужно держать эту логику в голове.

Плохо и хорошо: позиции каталога

Как перенести прайс из Excel через CSV: пошагово

Набирать сотню позиций руками долго и чревато опечатками. Почти любой сервис для КП и любая учётная система умеют импортировать CSV. Вот как подготовить файл, чтобы импорт прошёл с первого раза.

1. Приведите таблицу к одному формату. Одна строка — одна позиция. Колонки: раздел, название, тип, единица, себестоимость, цена. Без объединённых ячеек и промежуточных итогов.
2. Очистите цены. Только числа: без «₽», «руб.», пробелов-разделителей внутри и формул. Определитесь с десятичным разделителем — точка или запятая.
3. Уберите дубли и устаревшее. Импорт — хороший повод выбросить позиции, которые никто не использовал год.
4. Сохраните как CSV. Обратите внимание на разделитель: русский Excel часто сохраняет с точкой с запятой, а не с запятой.
5. Проверьте кодировку. Если после импорта вместо кириллицы «кракозябры», файл сохранён в Windows-1251, а система ждёт UTF-8, или наоборот.
6. Сделайте пробный импорт на 5–10 строк. Убедитесь, что колонки легли куда нужно, и только потом загружайте весь файл.
7. Назначьте ответственного. После переноса каталог правит один человек, иначе через три месяца он снова превратится в набор версий.

Пример структуры CSV-файла

Цифры условные, а себестоимость и цену в реальном файле держите в отдельных колонках. Важно другое: у каждой позиции есть раздел, понятное название и единица.

Как поддерживать каталог в рабочем состоянии

Каталог устаревает незаметно. Подрядчик поднял ставку, вендор изменил цену лицензии, появилась новая услуга, которую менеджеры вписывают руками. Через полгода в КП снова расходятся цифры, а маржа тает.

Помогают три простые привычки:

• Любая ручная строка в КП — сигнал. Если менеджер второй раз вписывает одну и ту же работу вручную, её пора добавить в каталог.
• Цены меняются в одном месте. Не в КП и не в личной таблице, а в каталоге. Тогда все новые предложения сразу считаются по актуальной ставке.
• Себестоимость обновляется вместе с ценой. Если поднимаете ставку для клиента из-за роста зарплат, обновите и себестоимость, иначе отчёт о марже будет врать.

Хорошо собранный каталог полезен не только людям. Если вы подключаете ИИ-ассистента, именно каталог становится источником, откуда он берёт позиции и цены, вместо того чтобы их придумывать.

Чек-лист здоровья каталога раз в квартал

• Ставки исполнителей соответствуют текущим зарплатам и подрядчикам.
• Закупочные цены на товары и лицензии актуальны.
• Нет позиций-дублей и позиций без цены.
• Новые услуги, которые продавали «вручную», добавлены в каталог.
• Маржа по ключевым позициям не ушла ниже вашего минимума.

Как kptp.ru решает эту проблему

В kptp.ru каталог номенклатуры — основа для каждого КП: менеджер выбирает позиции, а цены, единицы и исполнители подставляются сами.

• Иерархия разделов, поиск и фильтры — нужная позиция находится за секунды, даже если в каталоге сотни строк. Массовые действия помогают навести порядок после импорта.
• Тип «товар» или «услуга» — для них можно задать разные формулы фиксированной суммы в итоге.
• Себестоимость и розничная цена — себестоимость видна только вам, клиент её не увидит. Маржа под контролем в каждом КП.
• График вовлечённости исполнителя — темп работы участвует в расчёте сроков этапов.
• Картинки позиций — клиент видит, какие материалы или товары входят в предложение.
• Импорт из CSV с выбором разделителя, кодировки и колонок цен — прайс из Excel переносится без ручного набора.

Каталог можно собрать и проверить в пробном периоде: регистрация занимает минуту. Если вы работаете с ИИ-ассистентом, этот же каталог станет для него источником цен — подробнее в статье о составлении КП с помощью ИИ.