Себестоимость и маржа в КП: как не продать проект в минус

Проект сдан, клиент благодарит, счёт оплачен. А потом вы сводите зарплаты, аренду и подписки — и оказывается, что за три месяца работы студия заработала меньше, чем потратила. Знакомо? Чаще всего проблема не в клиенте и не в команде, а в том, что цена в КП была посчитана без расчёта себестоимости услуги.

Цену «по рынку» или «как в прошлый раз» легко назвать, но она ничего не говорит о том, сколько вы на ней заработаете. Ниже — как посчитать себестоимость часа и услуги, заложить маржу и проверить КП до отправки, чтобы проект не ушёл в минус.

Почему проекты продаются в минус

Убыточный проект редко выглядит убыточным в момент продажи. Обычно цена кажется нормальной, а минус собирается из мелочей.

• Себестоимость часа считают по зарплате. Забывают налоги, отпуска, больничные, аренду, софт и время, которое никому не продаётся.
• Не учитывают непроданные часы. Менеджер проекта, созвоны, правки, внутренние встречи — это работа, но её нет в строках КП.
• Путают маржу и наценку. «Накинули 30%» не означает «заработали 30%».
• Дают скидку от цены, а не от прибыли. Скидка 15% при марже 20% съедает почти весь заработок.
• Оценивают по оптимистичному сценарию. Работа заняла на треть больше часов — и маржа исчезла.

Расчёт себестоимости услуги: из чего она складывается

Себестоимость услуги — это всё, что вы тратите, чтобы её оказать. Для студий, агентств и подрядчиков главная единица — час работы конкретного исполнителя.

Прямые затраты на исполнителя

Зарплата или ставка подрядчика, налоги и взносы, отпускные. Если исполнитель на окладе, считайте полную стоимость сотрудника за месяц, а не сумму «на руки».

Накладные расходы

Аренда, связь, сервисы и лицензии, бухгалтерия, оборудование, зарплата тех, кто не работает на проектах напрямую: руководителя, менеджера по продажам, администратора. Их нужно распределить на все проданные часы.

Коэффициент загрузки

Ни один сотрудник не продаёт 160 часов в месяц. Часть времени уходит на внутренние задачи, обучение, простой между проектами. Если продаётся 110 часов из 160, себестоимость часа надо считать от 110.

Формула себестоимости часа

Себестоимость часа = (полная стоимость исполнителя за месяц + доля накладных расходов) / проданные часы в месяц

Пример: себестоимость часа разработчика

Условный пример студии из пяти человек. Цифры округлены и нужны только для иллюстрации метода.

Если считать «по зарплате на 160 часов», получится около 940 ₽ за час. Разница больше чем в два раза. Именно в эту разницу и проваливаются проекты, проданные «с хорошей наценкой».

Маржа и наценка: в чём разница и что закладывать в КП

Наценка считается от себестоимости, маржа — от цены. Это разные проценты, и их путаница — частая причина убытков.

• Наценка = (цена − себестоимость) / себестоимость.
• Маржа = (цена − себестоимость) / цена.

Наценка 30% даёт маржу всего 23%. Если потом дать клиенту скидку 15%, от прибыли останется совсем немного. Поэтому сначала решите, какую маржу вы хотите видеть по проекту, и уже от неё считайте цену часа. О том, как давать скидки и не терять маржу, — в статье про скидки в коммерческом предложении.

Какую маржу закладывать

Универсального ответа нет: он зависит от рынка, загрузки и стратегии. Но маржа должна покрывать как минимум три вещи: риски перерасхода часов, развитие компании и прибыль собственника. Если маржи хватает только на первое, проект фактически работает в ноль.

Как проверить КП на убыточность до отправки

Себестоимость нужно считать не по компании в целом, а по каждому КП. Порядок такой.

1. Оцените работы в часах по каждому исполнителю. Если оцениваете диапазоном, берите для проверки верхнюю границу. Подробно — в статье про оценку трудозатрат в часах.
2. Добавьте непроданные часы проекта: управление, созвоны, правки после сдачи. Их лучше вынести в отдельные строки, а не прятать.
3. Умножьте часы на себестоимость часа каждого исполнителя — у дизайнера и тимлида она разная.
4. Прибавьте прямые закупки: лицензии, шаблоны, хостинг, подрядчиков.
5. Сравните с ценой в КП с учётом всех скидок. Посчитайте маржу в процентах.
6. Проверьте худший сценарий: если часов уйдёт по верхней границе, остаётся ли проект в плюсе?

Плохо и хорошо

Если в КП есть товары и закупки

Многие проекты — смешанные: работа команды плюс лицензии, оборудование, материалы, услуги подрядчиков. С ними часто ошибаются в обратную сторону: перепродают по цене закупки, считая, что заработают на работах.

• Закупка — тоже работа. Поиск поставщика, оформление, оплата, контроль поставки, гарантийные вопросы занимают время менеджера.
• Цена закупки меняется. Пока клиент думает над КП, поставщик может поднять цену. Закладывайте наценку, которая покрывает этот риск, или ограничивайте срок действия цены.
• Деньги замораживаются. Если вы оплачиваете закупку до оплаты клиента, это кассовый разрыв, и у него тоже есть цена.

Удобное правило: для каждой позиции товара в справочнике храните две цифры — цену закупки и цену для клиента. Тогда при сборке КП вы не вспоминаете наценку, а берёте готовую цену и видите, сколько на ней зарабатываете.

План-факт: проверьте маржу после проекта

Расчёт до отправки КП — это план. Чтобы он становился точнее, после каждого проекта сравните его с фактом. Достаточно простой таблицы из трёх строк по каждому этапу.

1. Часы по плану и по факту. Где ошиблись сильнее всего — в аналитике, дизайне, разработке, отладке?
2. Маржа по плану и по факту. Сколько процентов прибыли потеряно на перерасходе часов и скидках?
3. Причина расхождения. Недооценка объёма, правки клиента, смена исполнителя, неучтённые созвоны.

Через три-четыре проекта вы увидите закономерности: например, отладку стабильно недооцениваете вдвое, а управление проектом съедает больше, чем закладываете. Эти поправки сразу переносятся в следующие КП — и маржа перестаёт быть сюрпризом.

Где хранить себестоимость, чтобы её не увидел клиент

Самая неприятная ошибка — отправить клиенту файл со скрытым столбцом себестоимости. В Excel это случается регулярно: столбец спрятали, а клиент его раскрыл. Отсюда простые правила.

• Себестоимость и цена для клиента живут в одном справочнике, но в разных полях.
• Клиенту отправляется не рабочий файл, а отдельный документ или ссылка, где себестоимости нет физически.
• Себестоимость часа пересматривается при каждом повышении зарплат или росте аренды, иначе маржа незаметно тает.

Подробнее о том, как собрать такой справочник, — в статье про каталог услуг и товаров для КП.

Как kptp.ru решает эту проблему

В kptp.ru себестоимость и цена для клиента хранятся в каталоге номенклатуры рядом, но клиент видит только цену. Вы один раз заводите исполнителей и услуги — и дальше собираете КП из них, не пересчитывая ставки вручную.

• Себестоимость и розничная цена в каталоге → не нужно держать отдельный файл с внутренними ставками, а себестоимость не попадает к клиенту.
• Исполнители как позиции каталога со своими ставками → у дизайнера, разработчика и тимлида разная цена часа без путаницы.
• Часы диапазоном «от – до» → видно, во что обойдётся проект по оптимистичной и по пессимистичной оценке.
• Импорт каталога из CSV → готовый прайс со ставками и себестоимостью переносится за несколько минут.
• Скидки на уровне этапов → видно, какую часть проекта вы удешевили, а не размытый процент от всего КП.

Посмотреть, как это работает, можно на странице возможностей сервиса или сразу в пробном периоде.